המועצה המדעית משתדלת לקבוע את מועד ישיבות הוועדות לאישור תואר מומחה זמן רב מראש כדי לאפשר למתמחים להכין מסמכיהם ולהגישם בזמן.
מועדי כינוס הוועדות המקצועיות לאישור תואר מומחה מפורסמים בלוח בחינות וועדות באתר המתמחים. יחד עם מועד כינוס הוועדה מפורסם מועד אחרון להגשת מסמכים לאותו כינוס ועדה.
מסמכים לבקשת תואר מומחה שיגיעו למועצה המדעית עד למועד האחרון להגשת המסמכים, יוגשו לוועדה הקרובה. מסמכים שיוגשו לאחר מועד זה, יוגשו לוועדה במועד כינוסה הבא.
ניתן להגיש את המסמכים לבקשת תואר המומחה ביחד עם דו"ח המחקר במדעי היסוד (אין צורך להמתין לאישורו).
חלוקת המקצועות לוועדות המקצועיות
תשובות הוועדות תינתנה בכתב ותישלחנה אל המתמחה עד 21 ימי עבודה לאחר כינוס הוועדה.