על כל מתמחה להחזיק בפנקס התמחות פיזי. במקרה של אובדן פנקס ההתמחות, יש לשלוח למועצה המדעית בקשה לשחזורו באמצעות פניה מקוונת לנציג/ת השירות במועצה המדעית.
** במקרה שהפנקס נגנב, יש לצרף מכתב הצהרה ואישור המשטרה אם דווח על גניבה
שחזור פנקס ישן ייעשה על-ידי החתמה מחודשת של הנוגעים בדבר (באחריות המתמחה)