בעת הגשת הצעת המחקר במערכת מדעי היסוד המקוונת, יש להכניס את ת"ז של מדריך/ת המחקר, והמערכת תבדוק האם קיבל/ה בעבר את אישורה של המועצה המדעית להנחות עבודת מחקר של מתמחה.
במידה והמדריך/ה טרם קיבל/ה את אישורה של המועצה המדעית, המערכת תבקש לצרף את קו"ח של המדריך/ה. נציג/ת השירות תעדכן/יעדכן את המתמחה על קבלת אישור/סירוב על בקשתו/ה.
במידה והמדריך/ה כבר קיבל/ה את אישורה של המועצה המדעית, ניתן להמשיך בהגשת הצעת המחקר, ללא צירוף קו"ח של המדריך/ה.